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Sin obviar que un gran negocio está construido sobre la base de grandes personas, la tecnología está incrementando su importancia dentro del éxito de una compañía, sin importar su sector. Desde la gestión de proyectos hasta la facturación o la comunicación interna, la eficacia del software que utilizamos en nuestro día a día tiene la capacidad de acelerar o dificultar el desarrollo de nuestro negocio. Por ello es necesario que elijamos con objetividad y criterio todos nuestros software de negocio, desde las herramientas de gestión comercial a la facturación o la administración, teniendo en cuenta una serie de parámetros. Es fundamental que mantengamos estos parámetros para que que llegado el momento, y si es necesario, decidamos migrar a otra plataforma que nos ayude a dar ese salto cualitativo que todos buscamos.

Por ello, desde ExtreHost, creemos que cuando busques un software que te ayude a gestionar tu negocio, busques herramientas de gestión que puedan:

• Mejorar la productividad de tus trabajadores
• Racionalizar procesos de la empresa
• Eliminar acciones innecesarias y repetitivas
• Facilitar la colaboración y comunicación entre los diferentes departamentos

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Seamos claros, lo ideal es que una herramienta de gestión comercial te ayude con todos estos problemas que se van generando en toda empresa pero, siendo sinceros, esto no siempre ocurre. El software de gestión que utilizamos puede que nos ofrezca las mejores oportunidades en temas de teleconferencia, automatización de agendas o gestión de proyectos, pero puede que sea tan difícil de utilizar y entender que tu equipo acabe por no utilizarlo.

Así que ¿cómo puedes saber si las herramientas que estas utilizando en tu compañía son las correctas o no? Aquí presentamos 6 indicaciones que te pueden ayudar a tener una imagen clara y concisa de los puntos relevantes en una herramienta de gestión de equipos comerciales, proyectos y facturación en materia de usabilidad, utilidad y eficacia.

6 señales de que estás utilizando el software de gestión erróneo

Tu equipo se niega a utilizar el software.

La señal más obvia de que has elegido el software de gestión empresarial equivocado es que tu equipo no la emplee. Si utilizar la herramienta significa hacer más difícil su trabajo, sinceramente, los trabajadores se mostrarán reacios a su uso, olvidándola con el tiempo en el cajón de los proyectos que no fueron a ninguna parte y, quien sabe, odiándote un poco más por ello.

Esta reticencia se debería o bien porque la herramienta les quita tiempo de trabajo que bien podrían dedicar a mejorar sus resultados; bien porque la aplicación es difícil de aprender o bien porque no esta claro donde poder consultar las dudas o buscar ayuda sobre su uso.

Evita que esto ocurra buscando herramientas de gestión comercial que ofrezcan valor a tu negocio y trabajadores, que se adapten a tus procesos de trabajo y que no supongan un esfuerzo desmedido el aprender a utilizarlas. Conoce también tus estándares de seguridad y los de la herramienta. Una vez entiendas esto, la elección se te hará más fácil y su implantación menos dramática.

La herramienta de gestión comercial necesita una compleja instalación y entrenamiento.

Si la herramienta de gestión que has adquirido necesita un consultor externo para instalarla o un proceso de formación difícil y largo, que además suele ser caro, probablemente no merezca la pena su implementación.

Si necesitas un consultor para explicar y formar a tus empleados sobre cómo utilizar la herramienta, ¿significa esto que también necesitarás un apoyo constante cuando vayas incorporando nuevos empleados? Un buen software de negocios debe requerir muy poco entrenamiento, su diseño ha de ser intuitivo y su facilidad de uso crucial para la productividad de tu empresa.

La herramienta de negocio que tu compañía emplea no es práctica.

En primer lugar, una herramienta de gestión debería ayudarte a realizar las cosas de una manera más rápida, lógica y sencilla. Guardar prácticamente toda la información de la compañía en una herramienta que prácticamente no hace nada no va a ayudarte a alcanzar tus objetivos. Por eso una herramienta de gestión práctica debe:

• Ayudar a delegar tareas de forma fácil y efectiva.
• Ayudar a realizar tareas en menos tiempo que antes.
• Permitir tomar acciones inmediatas de la manera más sencilla posible.

En resumen, una herramienta de gestión útil debe ayudarte a hacer las cosas más rápido, mejor y de forma más eficiente. Si no lo hace, quizás la herramienta no sea la que más se adecua a tu compañía. Y es aquí donde entra en juego la disyuntiva de si Excel es la herramienta adecuada para la gestión profesional y profunda de una empresa. Nosotros ya hemos hecho un análisis al respecto ¿ lo quieres ver?

La experiencia de usuario del programa es inadecuada.

“Tienes que empezar con la experiencia de cliente y trabajar de atrás para adelante con la tecnología. No puedes empezar con la tecnología y tratar de averiguar donde se va a vender”. Esto decía Steve Jobs al respecto.

El uso de un nueva herramienta de gestión comercial o de negocio necesita provocar una reacción emocional en el usuario a raíz de cómo funcione, se vea o se sienta. ¿Es la interfaz clara? ¿Puedes navegar fácilmente a través de la herramienta? Que la experiencia sea positiva o negativa afectará radicalmente en tus procesos de trabajo. Una experiencia de usuario pobre significa que el software creará más caos y confusión que la claridad que busca su utilización.

El software de gestión no tiene un servicio al cliente correcto.

La importancia del servicio al cliente es evidente y fundamental. Una herramienta de gestión de negocios no mejorará ni será de ayuda en un negocio si el proveedor de esta no es consciente o receptivo a tus necesidades como cliente. Solamente teniendo una fuerte cultura de servicio y experiencia de cliente, que signifique escuchar y ayudar a clientes, se puede ayudar a un negocio a crecer a través de este tipo de herramientas.

La herramienta te da más trabajo que te ahorra.

En lugar de aliviar tu carga de trabajo, utilizar un software de gestión erróneo podrían llevarte al caso opuesto. Cuando utilizando una de estas herramientas te cuesta más trabajo realizar una tarea que antes de emplearla, no tiene sentido seguir usando esa herramienta que has elegido.

Para que te sirva de referencia, cronometra cuanto tiempo dedicas a realizar esas tareas que supuestamente deberían realizarse de forma fácil y eficiente con tu herramienta, como por ejemplo introducir contactos, buscar información o delegar tareas. Si el programa no reduce este tiempo significativamente, deberías empezar a plantearte qué ocurre.

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