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Los formularios digitales son una excelente manera de aumentar la productividad de cualquier equipo o grupo de usuarios, ya que permiten crear documentos modelo en segundos. Cuando trabaja con formularios rellenables, todo lo que necesita hacer es abrir una plantilla lista para usar, realizar los cambios necesarios en el texto si es necesario, compartir la plantilla actualizada con otras personas y esperar hasta que completen el archivo y lo envíen. de vuelta a ti.

Todo el proceso no suele llevar mucho tiempo y te permite gestionar contratos, acuerdos legales, cuestionarios, formularios de admisión y otros documentos similares con facilidad.

Como usuario de Linux, puede utilizar diferentes programas para crear y editar formularios rellenables, incluido el formato PDF . Por ejemplo, la suite ofimática de código abierto ONLYOFFICE le permite crear dichos archivos utilizando su cliente de escritorio o la versión autohospedada llamada ONLYOFFICE Docs . Ambas versiones del paquete tienen la misma interfaz y funciones de edición, por lo que el proceso de creación de formularios es idéntico.

En esta guía, aprenderá cómo crear formularios que se pueden completar con ONLYOFFICE Docs de una manera más cómoda con la ayuda de la función recientemente agregada: roles de usuario.

Acerca de los formularios de ONLYOFFICE

A partir de la versión 7.0, ONLYOFFICE Docs , una suite ofimática colaborativa de código abierto, permite a los usuarios crear, editar y trabajar en colaboración en formularios rellenables que también se conocen como OFORM .

Esta abreviatura significa el formato nativo de ONLYOFFICE que se utiliza para sus propios formularios digitales. No se pueden modificar excepto los campos donde otras personas pueden ingresar la información requerida, ya sean valores de texto, números o imágenes.

Esta característica le permite crear y editar documentos electrónicos con campos rellenables en línea o localmente, y puede compartirlos con otros usuarios. Los OFORM le permiten ahorrar mucho tiempo mientras trabaja con documentos estándar.

Los OFORM son similares a los controles de contenido tradicionales de Microsoft Office, pero ofrecen un mayor grado de flexibilidad. Además, los formularios de ONLYOFFICE tienen propiedades de campo más avanzadas y vienen con varios tipos de campo:

• campo de texto;
• Caja combo;
• La lista desplegable;
• Caja;
• Boton de radio;
• Imagen;
• Dirección de correo electrónico;
• Número de teléfono;
• Fecha y hora;
• Código postal;
• Tarjeta de crédito;
• Campo complejo.

Documento OFORM

¿Qué son los roles de usuario en los formularios rellenables?

La versión recientemente lanzada de la versión de ONLYOFFICE Docs , v7.3, proporciona una nueva función para hacer que el proceso de llenado de formularios sea lo más fácil posible. Lo que se entiende aquí son los roles de usuario, también denominados roles de destinatario.

Al crear un formulario rellenable en ONLYOFFICE Docs , ahora puede crear diferentes roles para aquellos usuarios que completarán el documento más adelante. Por ejemplo, si crea un acuerdo de venta, puede crear un rol para el Comprador , un rol para el Vendedor y un rol para el Asesor legal , cada uno indicado con su propio color.

Luego, puede asignar cada campo en su documento a uno de los roles que creó. En este caso, el Comprador , el Vendedor y el Asesor Legal podrán reconocer visualmente todos los campos que deben llenar según su rol.

Roles de usuario en OnlyOffice Docs

Ahora descubramos cómo crear y administrar roles de usuario en formularios de ONLYOFFICE.

Cómo crear y administrar roles de usuario en ONLYOFFICE

Cuando crea una plantilla de formulario en ONLYOFFICE Docs , trabaja con el formato DOCXF . Este es otro formato creado por los desarrolladores de ONLYOFFICE.

Se basa en DOCX y se usa solo para plantillas de formulario. Las plantillas DOCXF son editables y se pueden guardar como archivos OFORM o PDF no editables, los formatos utilizados para formularios rellenables.

Para comenzar, cree un nuevo archivo DOCXF o cargue un archivo DOCX y conviértalo en una plantilla. Luego edite el texto y agregue todos los campos obligatorios eligiendo el tipo que necesita en la pestaña Formularios. Después de agregar los campos y configurar sus propiedades, puede crear tantos roles como necesite.

Para crear un rol, vaya a la pestaña Formularios y haga clic en el botón Administrar roles. Verá una nueva ventana donde podrá crear nuevos roles, modificar los existentes y eliminar los que ya no necesita utilizando los botones correspondientes: Nuevo , Editar y Eliminar .

Administrar roles de usuario en OnlyOffice

Al crear un nuevo rol, debe ingresar su nombre y elegir el color correspondiente que lo distinguirá de otros roles. También puede cambiar el nombre de los roles y cambiar sus colores en cualquier momento usando la misma ventana.

Crear roles de usuario en OnlyOffice

Cómo asignar roles a diferentes campos

Cuando haya terminado de crear todos los roles necesarios para su formulario, puede asignar los roles a diferentes campos. Para hacerlo, haga clic en un campo y busque ¿ Quién necesita completar esto? en la esquina superior derecha del menú de configuración del formulario. Abra la lista desplegable y elija el rol que necesita.

Asignar roles a diferentes campos

De esta manera, puede asignar rápidamente todos los roles en su documento, lo que facilita que otros usuarios completen lo que tienen que completar.

Cuando su formulario esté listo, puede hacer clic en la opción Ver formulario en la pestaña Formularios y ver cómo se verá el formulario a los ojos de cada destinatario.

Por ejemplo, el Comprador verá solo los campos azules porque se le ha asignado su función. Todos los demás campos estarán marcados con un color gris.

Formulario rellenable con roles de usuario

Eso es todo. Ahora puede guardar su formulario como OFORM o convertirlo en un PDF rellenable.

En futuras actualizaciones, los desarrolladores de ONLYOFFICE prometen ampliar la funcionalidad de roles agregando una opción para configurar restricciones para ciertos roles y agregar firmas electrónicas. Esta mejora suena intrigante, por lo que esperamos verla implementada pronto.